Een werkgever is niet altijd verplicht om werkkleding te betalen, maar in veel gevallen wel. Of er een verplichting bestaat, hangt af van het soort kleding, de cao die van toepassing is en de veiligheidseisen op de werkvloer. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over werkkleding, vergoeding en de regels in Nederland.
Wat zegt de wet over werkkleding en vergoeding?
De wet schrijft niet in alle gevallen voor dat een werkgever werkkleding moet vergoeden. Wel bepaalt de Arbeidsomstandighedenwet dat een werkgever verplicht is om persoonlijke beschermingsmiddelen te verstrekken als de werksituatie dat vereist. Die kosten zijn altijd voor de werkgever. Voor andere soorten werkkleding geldt dat de cao of de arbeidsovereenkomst bepaalt wie betaalt.
In de praktijk zijn er drie situaties:
- Verplichte veiligheidskleding: De werkgever betaalt altijd. Dit volgt uit de Arbowet.
- Kleding verplicht door de cao: De cao bepaalt of en hoeveel de werkgever vergoedt.
- Kleding op verzoek van de werkgever: Als de werkgever eist dat een werknemer bepaalde kleding draagt, zijn de kosten in principe voor de werkgever.
Staat er niets in de cao of arbeidsovereenkomst? Dan is de werkgever in de meeste gevallen toch verantwoordelijk als hij de kleding verplicht stelt. Een werknemer kan dit aankaarten bij de werkgever of de ondernemingsraad.
Wanneer is een werkgever wél verplicht werkkleding te verstrekken?
Een werkgever is verplicht werkkleding te verstrekken zodra de kleding noodzakelijk is voor de veiligheid of als de werkgever het dragen ervan verplicht stelt. Dit geldt in ieder geval bij werkzaamheden met risico op letsel, gevaarlijke stoffen of extreme weersomstandigheden. De kosten mogen dan nooit op de werknemer worden afgewenteld.
Concrete situaties waarin de werkgever verplicht is:
- De werknemer werkt in een omgeving met veiligheidsrisico’s, zoals de bouw of de industrie.
- De werkgever schrijft voor dat er een uniform of herkenbare bedrijfskleding gedragen moet worden.
- De cao of het arbeidscontract bevat een bepaling over werkkleding.
- Hygiënevoorschriften vereisen specifieke kleding, zoals in de zorg of de voedingsindustrie.
Werkt iemand in de logistiek, bouw of installatietechniek? Dan is de kans groot dat de werkgever verplicht is om geschikte werkkleding per sector te regelen en te bekostigen.
Wat is het verschil tussen werkkleding en bedrijfskleding?
Werkkleding is kleding die een werknemer uitsluitend op het werk draagt vanwege veiligheid, hygiëne of een verplichting van de werkgever. Bedrijfskleding is kleding die ook in het dagelijks leven gedragen kan worden, maar is voorzien van een bedrijfslogo of huisstijl. Dit onderscheid is belangrijk voor zowel de vergoedingsplicht als de belastingregels.
Het verschil heeft praktische gevolgen:
- Werkkleding wordt niet thuis gedragen en is puur functioneel. Denk aan overalls, veiligheidsschoenen of beschermende jassen.
- Bedrijfskleding draagt het merk van het bedrijf zichtbaar uit. Een polo met logo, een bedrijfsjasje of een uniform vallen hieronder.
De Belastingdienst maakt dit onderscheid ook. Kleding die uitsluitend geschikt is voor het werk valt in een andere categorie dan kleding die iemand ook buiten werktijd zou kunnen dragen. Dit heeft directe invloed op de fiscale behandeling.
Mag een werkgever de kosten van werkkleding op het loon inhouden?
Nee, een werkgever mag de kosten van verplichte werkkleding niet op het loon inhouden. Dit is wettelijk verboden. Als een werkgever eist dat een werknemer bepaalde kleding draagt, moet de werkgever die kleding verstrekken of de kosten volledig vergoeden. Inhouding op het loon is alleen toegestaan als de werknemer hier schriftelijk mee heeft ingestemd en het gaat om kleding die niet verplicht is.
Wordt er toch ingehouden zonder toestemming? Dan kan de werknemer dit aanvechten. De Inspectie SZW houdt toezicht op naleving van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, waaronder ook dit soort inhoudingen vallen.
Hoe zit het met de belasting op werkkleding?
Werkkleding die uitsluitend op het werk wordt gedragen, is onbelast. De werkgever hoeft over de verstrekking of vergoeding van zulke kleding geen loonbelasting te betalen. Voor bedrijfskleding met een logo gelden speciale regels: als het logo een minimale oppervlakte heeft en de kleding daardoor niet geschikt is voor privégebruik, is ook die kleding onbelast.
De Belastingdienst hanteert een aantal voorwaarden voor onbelaste werkkleding:
- De kleding wordt op de werkplek achtergelaten of is voorzien van een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo.
- De kleding is door haar aard uitsluitend geschikt voor het werk.
- Er is sprake van een zakelijk belang voor de werkgever.
Voldoet de kleding niet aan deze voorwaarden? Dan kan de Belastingdienst de vergoeding beschouwen als loon in natura. De werkgever betaalt dan loonbelasting via de werkkostenregeling. Het is verstandig om dit vooraf goed te laten beoordelen, zodat er geen verrassingen zijn bij een belastingcontrole.
Wat zijn de rechten van een werknemer als de werkgever weigert te betalen?
Als een werkgever weigert verplichte werkkleding te betalen, heeft de werknemer het recht om dit aan te kaarten. De werknemer kan een beroep doen op de cao, de arbeidsovereenkomst of de Arbowet. Bij aanhoudende weigering zijn er meerdere stappen mogelijk om dit recht te handhaven.
Dit zijn de stappen die een werknemer kan zetten:
- Bespreek het intern. Leg het probleem voor aan de leidinggevende of HR-afdeling.
- Raadpleeg de ondernemingsraad. De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen over arbeidsomstandigheden.
- Schakel de vakbond in. Als er een cao van toepassing is, kan de vakbond helpen bij handhaving.
- Dien een klacht in bij de Inspectie SZW. Deze instantie handhaaft de Arbowet en kan een werkgever aanspreken op overtredingen.
- Stap naar de rechter. Als laatste middel kan de werknemer via de kantonrechter een vergoeding of verstrekking afdwingen.
Het is belangrijk dat de werknemer bewijst dat de werkgever de kleding verplicht heeft gesteld. Bewaar schriftelijke communicatie, functieomschrijvingen en cao-bepalingen als onderbouwing.
Hoe Tailor & Stitch helpt met duurzame werkkleding op maat
Werkkleding is meer dan een wettelijke verplichting. Het is een kans om medewerkers te laten stralen, de merkidentiteit te versterken en tegelijkertijd verantwoord te produceren. Duurzame werkkleding op maat, ook wel workwear genoemd, laat zien waar een bedrijf voor staat. Het draagt bij aan herkenbaarheid, trots bij medewerkers en een professionele uitstraling richting klanten.
Bij Tailor & Stitch produceren wij corporate workwear volledig op maat, met de merkelementen van de klant verwerkt in elk kledingstuk. We produceren vanaf 100 stuks en begeleiden het volledige traject van ontwerp tot levering. Onze jarenlange ervaring, gestroomlijnde processen en eigen productie maken het laten maken van werkkleding bij ons kostenefficiënter dan zelf organiseren.
Wat wij bieden:
- Maatwerk workwear afgestemd op de huisstijl en branche van de klant
- Duurzame productie met aantoonbare duurzaamheidscertificeringen
- Volledig ontzorgd traject: van ontwerp en sampling tot transport en levering
- Flexibele productieoplages met relatief korte levertijden
- Actief in logistiek, bouw, zorg, vervoer en meer
Wil je weten wat wij voor jouw klanten kunnen betekenen? Neem contact op en we denken graag mee over de beste oplossing.
Gerelateerde artikelen
- Hoe kies ik werkkleding die chauffeurs de hele dag comfortabel dragen?
- Wat staat er in de CAO over eigen bijdrage aan werkkleding?
- Wat zijn de voordelen van branded werkkleding?
- Welke veiligheidseisen gelden bij het ontwerpen van werkkleding op maat?
- Hoe combineer je comfort en veiligheid in bedrijfskleding op maat?
