Als werkgever ben je in principe verplicht om de kosten van bedrijfskleding zelf te dragen. Toch zijn er situaties waarin een eigen bijdrage voor bedrijfskleding wettelijk is toegestaan, maar dan gelden strikte voorwaarden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over bedrijfskledingregels voor werkgevers.
Wat zegt de wet over kosten voor bedrijfskleding?
De wet bepaalt dat de werkgever verantwoordelijk is voor de kosten van bedrijfskleding die noodzakelijk is voor het werk. Dit geldt zeker voor beschermende kleding en kleding die de werkgever verplicht stelt. De werknemer hoeft in principe niets te betalen voor kleding die hij of zij uitsluitend op het werk draagt.
Dit principe is verankerd in het Burgerlijk Wetboek. Artikel 7:661 BW stelt dat werkgevers geen kosten mogen verhalen op werknemers, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid. Bedrijfskleding valt onder de normale arbeidskosten die de werkgever draagt.
Er is wel een verschil tussen:
- Verplichte bedrijfskleding: kleding die de werkgever voorschrijft, zoals uniformen of werkkleding met een logo
- Beschermende kleding: kleding die noodzakelijk is voor de veiligheid op de werkvloer
- Representatieve kleding: kleding die ook privé gedragen kan worden
Alleen bij die laatste categorie is er soms ruimte voor een eigen bijdrage voor werkkleding. Bij de eerste twee categorieën is de werkgever in principe altijd volledig verantwoordelijk voor de kosten.
Wanneer mag een werkgever een eigen bijdrage vragen?
Een werkgever mag alleen een eigen bijdrage voor bedrijfskleding vragen als de kleding ook buiten werktijd gedragen kan worden en daarvoor ook geschikt is. Denk aan een nette blazer of een representatief jasje dat zowel op als buiten het werk draagbaar is. In dat geval mag de werkgever een deel van de kosten doorberekenen.
De eigen bijdrage moet dan wel:
- Schriftelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao
- In verhouding staan tot het privégebruik van de kleding
- Vooraf duidelijk zijn gecommuniceerd aan de werknemer
Kleding met een groot bedrijfslogo of kleding die uitsluitend functioneel is voor het werk, valt hier niet onder. Werknemers zullen zulke kleding immers nooit privé dragen. Een eigen bijdrage vragen voor dit soort werkkleding is wettelijk niet toegestaan.
Wat zijn de fiscale regels rond bedrijfskleding en eigen bijdrage?
Fiscaal gezien is bedrijfskleding die uitsluitend op het werk wordt gedragen onbelast voor de werknemer. De werkgever kan de kosten aftrekken als bedrijfskosten. Dit geldt ook voor kleding met een bedrijfslogo van minimaal 70 cm². De Belastingdienst beschouwt zulke kleding als zuivere werkkleding.
Kleding die ook privé gedragen kan worden, valt onder het loonbegrip. De werkgever kan die kleding vergoeden via de werkkostenregeling. Binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling is dit onbelast. Overschrijdt de vergoeding die vrije ruimte, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Vraagt de werkgever een eigen bijdrage, dan mag die bijdrage in mindering worden gebracht op de loonwaarde van de kleding. Daarmee daalt de belastbare waarde van de vergoeding. Het is verstandig om dit goed bij te houden in de loonadministratie.
Mag een werkgever de eigen bijdrage inhouden op het salaris?
Een werkgever mag de eigen bijdrage voor bedrijfskleding alleen op het salaris inhouden als de werknemer daar schriftelijk mee heeft ingestemd. Zonder die toestemming is inhouding op het loon niet toegestaan. Dit staat in artikel 7:632 BW, dat bepaalt dat inhoudingen op loon alleen zijn toegestaan als de werknemer daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Die toestemming moet concreet zijn. Een algemene bepaling in de arbeidsovereenkomst dat “de werkgever kosten mag inhouden” is niet voldoende. De werknemer moet specifiek akkoord gaan met de inhouding voor bedrijfskleding. Leg dit dus altijd apart vast, bij voorkeur in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.
Let ook op de cao. In veel sectoren zijn aanvullende regels opgenomen over bedrijfskledingvergoeding en eigen bijdragen. De cao gaat boven de individuele arbeidsovereenkomst. Controleer dus altijd eerst de toepasselijke cao voordat je afspraken maakt.
Wat gebeurt er als een werknemer de bedrijfskleding beschadigt of verliest?
Als een werknemer bedrijfskleding beschadigt of verliest, mag de werkgever de kosten alleen verhalen als er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid. Gewone slijtage of een ongeluk tijdens het werk valt niet onder de aansprakelijkheid van de werknemer. De werkgever draagt in die gevallen zelf het risico.
Dit is een belangrijk onderscheid. Stel dat een medewerker in de logistiek zijn werkjas beschadigt tijdens het uitladen van goederen. Dat is een normaal arbeidsrisico. De werkgever kan die kosten niet op de werknemer verhalen.
Is er echter sprake van opzet, bijvoorbeeld een werknemer die bewust kleding beschadigt of verliest door ernstig nalatig gedrag, dan kan de werkgever wel actie ondernemen. Ook dan geldt: leg dit vooraf vast in een reglement en communiceer het duidelijk.
Hoe leg je afspraken over bedrijfskleding correct vast?
Goede afspraken over bedrijfskleding leg je schriftelijk vast, bij voorkeur in een kledingreglement of personeelshandboek. Zo weten werkgever en werknemer allebei precies waar ze aan toe zijn. Mondeling gemaakte afspraken zijn moeilijk te bewijzen en kunnen tot conflicten leiden.
Een volledig kledingreglement bevat minimaal de volgende punten:
- Welke kleding de werknemer ontvangt en voor welke functie
- Of er een eigen bijdrage geldt en hoe hoog die is
- Hoe de eigen bijdrage wordt verrekend of ingehouden
- Wat de werknemer moet doen bij beschadiging of verlies
- Wat er met de kleding gebeurt bij uitdiensttreding
- Hoe vaak de kleding wordt vervangen of aangevuld
Zorg dat de werknemer het reglement ondertekent. Bewaar dat document in het personeelsdossier. Zo heb je bij een eventueel geschil altijd bewijs van de gemaakte afspraken.
Hoe Tailor & Stitch helpt met duurzame bedrijfskleding op maat
Goede afspraken over bedrijfskleding beginnen bij goede kleding. Wij begrijpen dat dealers en hun eindklanten behoefte hebben aan werkkleding die functioneel is, lang meegaat en past bij de merkidentiteit van de organisatie. Duurzame werkkleding op maat, ook wel workwear genoemd, voorkomt discussies over eigen bijdragen. Kleding die kwalitatief sterk is, gaat langer mee en levert minder klachten op. Dat scheelt kosten voor iedereen in de keten.
Wij produceren corporate workwear volledig op maat, inclusief de merkelementen van de klant. Dat doen we vanaf 100 stuks, met onze eigen kledingfabriek en een gestroomlijnd productieproces. Dit zijn de voordelen die wij bieden:
- Volledig maatwerk met de huisstijl en merkelementen van de klant
- Duurzame productie met Fairwear Leader status en Ecovadis zilver certificering
- Productie vanaf 100 stuks met relatief korte levertijden
- Transparantie via het Digitale Product Paspoort met QR-code
- Actief in diverse sectoren waaronder logistiek, bouw en zorg
- Goedkoper dan zelf produceren dankzij jarenlange ervaring en efficiënte werkwijze
Ons volledige traject loopt van ontwerp tot levering en evaluatie, zodat dealers en hun klanten volledig worden ontzorgd. Wij zijn ook koploper op het gebied van duurzaamheid, wat steeds vaker een vereiste is bij aanbestedingen. Wil je weten wat wij voor jouw klanten kunnen betekenen? Neem contact op en we bespreken de mogelijkheden.
